10 要懂得对自己的时间做精细化管理

    10

    要懂得对自己的时间做精细化管理

    做事要分轻重缓急

    有一天，一位顾客来到富兰克林报社前的商店里，在犹豫了很长时间后，他终于开口向店员问道：“这本书多少钱？”店员回答：“1美元。”

    顾客觉得1美元有点儿贵，他希望店员可以便宜点儿。然而无论他怎么说，店员还是坚持原价。最后，顾客强烈要求见一见店长富兰克林先生。迫不得已之下，店员只好答应了顾客的请求。将富兰克林先生从印刷室中请了出来。

    见到富兰克林先生后，顾客继续问道：“先生，这本书你能给出的最低价格是多少？”

    富兰克林毫不犹豫地答道：“1.25美元。”

    “什么？刚才你的店员说这本书的标价是1美元。”

    “他没说错，不过这是刚才的价格。事实上，我情愿倒给你1美元也不想离开我的工作。”

    富兰克林的话让顾客十分惊讶，他觉得已经没有继续谈下去的必要了。于是他接着说道：“那好，你就说说这本书最少需要多少钱吧。”

    “现在，我能给出的最低价格是1.5美元。”富兰克林答道，语气冰冷。

    这位顾客想了想，掏出1.5美元放在桌上，拿起书默默地离开了。

    为什么这本书的价格会一直往上涨呢？因为对富兰克林来说，时间就是金钱。那位顾客显然也意识到了这一点，所以才会主动照富兰克林给出的价格付了钱。

    很多成功者都跟富兰克林一样，他们对于时间非常重视，正是因为懂得了如何分配、安排自己的时间，他们才有别于失败者，站在了人生的顶端。

    对我们来说，要想实现自己的梦想，同样要懂得对自己的时间加以管理。

    在所有时间管理的方法中，最重要的一点就是要能够分清事情的轻重缓急，确定处理事情的优先顺序。如果一个人做不到这一点，最后往往事倍功半。曾经看过一个小寓言，表明的就是这个道理。

    有位农夫在砍树，但他的斧头实在太钝了。所以每一斧下去，大树只会破一点点皮。

    这时，一位哲人恰好经过此地，看见这样的情形就问道：“你的斧头太钝了，怎么不去磨一磨再砍呢？”

    谁知农夫答道：“我根本没有时间磨斧头。”

    显然，农夫就是个典型的分不清轻重缓急、优先顺序的家伙，所以就算付出成倍的努力，最后也只能得到一点点成绩。

    在时间管理工作法中有一种四象限工作法，这种工作法的意思是说，无论什么工作，都可以分为四个类别：

    第一种是重要且紧急的工作。这种工作一般要求我们必须马上做，或者近期内必须完成。它具有绝对的优先处理权。当然，之所以会比较紧急，很可能是因为之前的拖延造成的。但此时，显然已经不能再拖延了。所以必须立即着手处理。

    第二种是重要但不紧急的工作。这种事有很多，例如养生、全家旅行等，这些事因为关系到你的健康和家庭，所以其重要性自然不言而喻，但是我们往往并不需要立即着手，而可以等到有空再去做，甚至有可能无限期地拖延下去。

    第三种是紧急但不重要的工作。这种工作因为紧急，所以往往需要立即行动，所以优先级要仅次于第一种。

    第四种是不紧急也不重要的工作。这种通常是一些琐碎的小事，做不做都可以，并不会造成太大影响。

    如果我们在生活或工作中，按照这种工作法将事情分类，事情的轻重缓急自然一目了然，我们也就能据此来安排自己的时间，提高自己的工作效率。

    现在回想一下，你昨天一天都做了什么？你的时间是否得到了最合理的分配？昨天有多少事是你“非做不可”的？又有多少事是你现在回想起来觉得是在浪费时间的？

    有些人每天看起来忙忙碌碌，哪怕是偶尔的休息时间也要用来处理一些文件。可实际上，这种超负荷的方法并不合理，因为你的头脑长时间处于工作状态，很容易产生疲劳感，这样一来，你在处理问题时出错的概率就会变大。所以，虽然你看起来一天完成了很多工作，似乎很有效率，但最后很可能为了补救某项错误而花费更多时间。

    所以，不如从一开始就将事情分好轻重缓急，针对不同种类的事情分配不同的时间。并且根据事情的紧急程度，确定处理事情的先后顺序。

    美国第39届总统吉米·卡特被大家公认为“最繁忙”的总统，他总是事无巨细，所有事情都一手抓。这样造成的结果是，在他的任期内，并没有创造出什么突出的政绩。

    因此，在美国民众眼中，他着实不算个功勋卓著的总统。所以，他下台时的支持率才会只有22%，并且没有得到连任。这个支持率算是自第二次世界大战一来，包括尼克松总统在内的所有总统中最低的了。

    作为一国总统，在做事时，应该分清轻重和主次，不能什么都抓在手里。作为一个普通人，我们也应该学会管理好自己的时间，只有这样，才能合理有效地利用它来做更多的事。

    避开鸡毛蒜皮的琐事

    有位教授在给他的学生上课，他拿来一个大玻璃罐子，并在里面小心地装上了一些拳头大小的石头。他将罐子装得很满，直到再也放不进去一块石头为止。

    然后，他冲着自己的学生问道：“你们快看这个罐子，它满了吗？”学生异口同声地答道：“满了。”

    听见这样的回答，教授转身从身后拿出一罐沙砾。他毫不犹豫地又把这些沙砾倒进了罐子里，并且晃了晃玻璃罐子，让那些沙砾填满了石头的缝隙。看见这样的情形，学生们都沉默了下来，心有所感。

    这时，教授再次问道：“这回呢？满了吗？”学生们回答：“或许还没满。”

    教授满意地点点头，然后从身后拿出一罐细沙，再次倒入了玻璃罐子里。就这样，沙砾和石头的缝隙又被细沙填满了。

    他又问：“这回怎么样？满了吗？”信心大增的学生们异口同声地答道：“没满。”

    教授高兴地笑了，然后从身后又拿出一罐水来，再次倒入了玻璃罐子里。水一点点浸入罐子里沙石的缝隙中，直到罐子口才停止。

    这时，教授抬头问道：“谁能告诉我，这说明了什么道理？”

    一位同学自告奋勇地答道：“这说明只要你肯努力挤一挤，时间总是会有的。”

    听见这样的回答，教授摇了摇头说：“不是这样的，我想说明的道理很简单。看看这些大石块儿，我想说的就是，如果我不先把它们放进去，那我就再也没有机会把它放进去了。”

    中国有句老话叫“丢了西瓜捡芝麻”，意思是说抓住了小的，把大的给丢了，也就是说重视了次要的，把主要的给忽视了。这和上面的例子说的是一个道理，都是告诉我们，不要因小失大，因为一些琐事而忽略了真正的大事。

    那究竟什么是大事，什么是小事呢？所谓的大事指的是那些能够对我们的人生造成严重影响的事，例如我们的梦想、我们每一时期对自己人生的规划。至于小事，则是指那些不能对我们的人生构成什么影响的琐事，例如今天上班要穿什么衣服、要换一款什么样的新手机等。

    著名的职业顾问罗宾斯曾规劝我们说：“别把精力放在鸡毛蒜皮的小事上，多想想大事！不要让那些琐碎的小事情绊住了伟大的灵魂。”每个人的时间和精力都是有限的，如果我们只把目光放在一些鸡毛蒜皮的小事上，自然没有多余的精力去顾及那些大事。

    在生活和工作中，我们必须学会合理巧妙地安排好自己的时间，分得清哪些事是大石块，哪些事是沙砾，哪些事又是沙子和水。我们的罐子只有这么大，如果不先考虑大事，那就不可能把所有事情都顾虑到。一旦你在罐子里填满了琐事，那些真正的大事就再也放不进去了。

    凌静是个做事很干脆爽利的女孩，她有一个原则，不把时间浪费在不必要的事情上。例如她夏天的袜子是肉色和黑色各一打，冬天的羊毛衫也一样，一个款式黑、白两色各买几件。这样她就不用把时间花费在挑衣服上了，也不用担心袜子配不成对。她更愿意把节省出来的时间用在工作中，而不是浪费在穿着打扮上。

    凌静有个好朋友叫李晓，两人同在一家公司上班。不过性格却天差地别，李晓是那种不化好妆绝不出门的女孩，平生最大的爱好就是逛街。

    有一次，李晓搬了新家，约凌静周末陪她一起去买窗帘。凌静觉得不过是买个窗帘，早上8点出发，两个小时应该足够了，并不会耽误她下午的工作安排。于是，在李晓的软磨硬泡下，凌静答应了陪她一起去。

    然而没想到的是，这一逛就是一整天。最开始去的两家店，李晓嫌人家的样式太老。后来的几家又挑颜色，不是太艳了，就是太淡了。好不容易颜色相中了，她又嫌价钱太高，光在那儿和老板磨价钱就花了一个小时。好不容易价钱讲妥了，她又忽然觉得应该再去别家转转，说不定有比这个还合适的。于是，二话不说拉着凌静就走，那家店的老板脸都绿了。

    出来后，凌静说道：“不就是个窗帘嘛，差不多就得了，不值当为此花费这么多时间。”李晓却不同意她的说法，她认为这个窗帘事关重要，简直决定了她的生活质量。

    凌静真是弄不明白，她的生活质量和一条窗帘有什么关系？但也没办法，只能继续陪李晓东奔西跑。

    一整天，她们几乎将整个市里卖家纺的地方都逛遍了。最后，好歹算是勉强找到一条令李晓满意的，颜色适中，价钱也适中，样式也不错。但在凌静眼里，这条和第一家看见的几条没多大区别。好在一阵砍价还价后，李晓终于乖乖地掏钱付了账。此时的凌静长舒一口气，自己终于解脱了。

    坐在回家的车上，凌静心里有些懊恼，昨天真不应该答应李晓的邀约，如果把这个时间花在工作上，她应该已经做完了这个月的财务报表，离自己的升职更近了一步。

    买条窗帘而已，真的是件小事，完全没必要为此花费这么长时间。只有生命中的那些大事才值得我们花费如此多的时间思索来思索去，反复比较鉴别，最后做出决定。例如买房子、结婚。因为这些大事才真正关系到我们的一生，影响我们生活的质量。至于那条窗帘，相比之下，实在太微不足道了。

    如果把所有的时间都浪费在这些琐事上，那你的一生恐怕也就没时间做什么大事了。

    不管是在生活中还是在工作中，我们都应该将自己从那些琐事中解脱出来，千万不要舍本逐末。

    一只鼬鼠向狮子发起挑战，但没想到的是，狮子毫不犹豫地拒绝应战。于是，鼬鼠说：“怎么？你害怕了吗？”狮子看了看它答道：“倘若我答应你，你就可以得到曾与狮子比武的殊荣；而我，以后所有的动物恐怕都会耻笑我竟和鼬鼠打架。”

    寓言虽小，里面蕴含的道理却很深刻。它告诉我们，对于那些不重要的人和事，我们完全没必要投入过多时间和精力。如果想要成功，我们就不能让琐事牵绊住了脚步，而是应该紧抓自己的目标，大步向前。

    别把工作拖到最后一刻

    如果有一家银行，每天早上，银行都会给你的账户打入8.64万元。但是，每天晚上，这个账户会被清零。如果是这样，我们最好的做法应该是什么？答案很简单，当然是每天都把这8.64万元拿出来用掉。

    其实，这8.64万元就是我们每天拥有的全部时间，如果你这一天的时间没有得到合理安排，最后剩余的也无法累积到明天，只能白白浪费掉。

    所以，我们做事时要合理安排自己的时间，要“物尽其用”，千万不要拖延，否则你昂贵的时间就都在不知不觉中被浪费掉了。

    话虽然说的没错，但在现实中，依然有很多人愿意将事情一拖再拖，直至最后一刻不得不去做。

    如果从心理学的角度来看，我们可以将这种情况称为“最后通牒效应”，也可以叫最后期限效应。这种现象指的是很多人在从事某种活动时，常因为这样或那样的原因，例如准备不足之类的，而将事情一拖再拖，可是如果到了不能拖的情况下，或者已经到了规定的时间，这也一样能完成任务。其实说白了就是，总将事情拖到最后一刻才完成。

    之所以会这样的原因有很多，如果从人格结构动力理论上来看的话，可以说人格中的“本我”遵循快乐主义原则，天性就喜欢避重就轻。所以对于那些需要花费大量精力和时间的事，自然会下意识地想要逃避，或者希望可以走捷径。而“超我”遵循“理想主义”原则，有完美主义情节，总觉得提前的准备工作还没做好，应该有更完美的方法来解决问题。

    可是，事情这样拖延下去的结果往往适得其反，不仅不会像我们想象的那样因为有了更好的准备而圆满完成，反而会因为时间的仓促，最后不得不敷衍了事。

    2014年，世界杯的比赛在巴西举行。但不知因为什么原因，到4月23日距离比赛正式开始还有50天的时候，巴西对世界杯的筹办工作依然有很多问题没有解决。

    例如，原本定于2013年12月31日竣工的12座世界杯场馆依然有3座没有完工、而大部分世界杯球场内外的基础工程，如交通、网络等也远未达标。

    除了拖沓的工程进展外，还有很多地方陆续发生暴乱。这也给巴西世界杯的安全造成很大隐患。

    更有甚者，因为这种不明原因的拖延，很多球场内网络检测和更新都没有完成，国际足联秘书长瓦尔克甚至坦言，很担心巴西世界杯会成为一届记者无法发稿的世界杯。

    这话并非危言耸听，因为原本为了改善网络，电信运营商要求的是至少提前120天让他们进驻场馆安装相关器械。可是，在距世界杯开赛只有50天时，有些场馆还没交付。所以，最后他们不得不派出一百多名技术人员不分昼夜地铺设网络，但负责人还是说，网络死角已经是不可避免的了。

    如果不能按照预定计划去完成目标，非得将所有事拖延到最后一刻去完成，很容易造成巴西世界杯这种混乱的局面。而且因为时间不充裕，所以不可避免地会遗留下很多问题。

    不仅如此，如果总将事情拖延到最后，我们就不得不一下子做很多事，身体很容易因此感到疲惫，头脑和精神也会不济。这样一来，我们就会事倍功半，原本只需一个小时就能完成的事，我们很可能需要花费两个小时来干。

    其实，这就和我们常说的“平时不烧香，临时抱佛脚”是一个道理。有些人觉得事到临头的感觉更有刺激性，会让他们更快地完成工作。然而细细想来，这种做法其实相当危险：第一，因为可以用来完成工作的时间变短了，所以产生错误的概率就会变大；第二，因为时间紧迫，可能有些错误你都来不及发现，就算发现了，也可能来不及改正；第三，一旦出现临时变故，就会让你措手不及，很可能无法正常完成任务。

    所以，千万不要总是把事情拖延到最后一刻才去做，我们应该制订合理的多步目标和计划，而且每一步我们都要保证自己能够负荷。除此之外，还有对自己能支配的时间进行分段管理，逼迫自己在约定的时间内，顺利完成计划好的任务。

    零碎时间，值得重视的话题

    爱因斯坦说：“人的差异在于业余时间。”

    还有人说，只要知道一个青年怎样度过他的业余时间，就能预言出这个青年的前程怎样。

    每一天，总有很多人不停地嚷着自己有多忙。他们忙着做这，忙着做那，唯独没有时间去做自己想做的事。所以，他们总是在不停地等待，等着一个能有几天或几星期的假期出现。于是，那些细碎的时间就在这种等待中，一点点溜走了。

    1903年的纽约数学学会上，有一位叫科尔的科学家，他通过令人折服的运算论证，证明了一道世界数学难题。在人们的惊诧和赞许之余，有人向科尔问道：“这个课题您花费了多少时间？”

    科尔回答：“3年里的全部星期天。”

    科尔的经历告诉我们，如果我们能对自己的业余时间加以利用，依然能有很大的成就。

    在少年时期，富兰克林生活的环境十分艰苦，他是家里的第十五个孩子，同时也是最后一个儿子。家里孩子太多，钱财方面自然捉襟见肘。所以，十岁时，富兰克林辍学了，回到家里帮父亲做蜡烛维持生计。算起来，在他的一生中，只在学校待过两年。

    当他十二岁时，他去了一个小印刷店当学徒，这一干就是十年。可是虽然工作很辛苦，但富兰克林从未放弃过学习，他将所有闲暇时间利用起来，阅读了大量的书籍。有时整夜不睡觉，以便于将借来的书读完，尽快归还。而且他所读的书涉猎的范围极为广泛，无论是自然科学，还是学术论文，他都会阅读。

    后来，富兰克林成为美国著名的政治家、科学家、外交家、出版商、印刷商、慈善家，同时还是记者和发明家。避雷针就是他的发明。那句众所周知的“时间就是金钱”正是出自他口。

    我们相信，富兰克林之所以能在各方面都取得非凡的成就，和这一时期利用闲暇时间积累的大量知识有很大关系。

    成功的人总是善于利用他们的业余时间，尤其是早上，俗话说“一年之计在于春，一日之计在于晨”。与其早上躺在被窝里睡懒觉，不如利用这段时间做些有意义的事。

    要知道我们的头脑在早上是最清醒的，因为它已经经过了一整夜的休息。所以，如果这时能做点儿运动或者读几页书，会让我们的精神更加饱满，在面对新的一天时更加积极。

    现代的年轻人大多睡得晚起得也晚，所以很多时候，甚至来不及吃早饭就开始着急忙慌地赶地铁、赶公交车。最多在路上买些小吃，在到公司之前狼吞虎咽地吃完，这种做法显然不利于我们的健康。

    如果我们能早起一点点，就能享受一顿美味可口的早餐。这样不仅有利于我们的身体健康，也会让你拥有一个好心情，在工作时更有效率。而且早上是氧含量最高的时候，所以如果我们能早起一点儿，在户外锻炼一小会儿，无论是对我们的身体，还是对我们的工作，都会有很大帮助。

    对于那些不善于利用业余时间的人，希望他们能牢记15分钟原则，有些著名的作家正是利用这个原则完成了一本本书稿的写作。

    首先，我们要必须确定自己想做的事。然后，保证自己每天会在这件事情上花费至少15分钟。无论发生什么，出现什么意外情况，都必须保证这15分钟的顺利执行。

    15分钟的时间并不长，但如果日积月累起来，其形成的力量无疑是可怕的。如果不算星期日，每周六天，每天15分钟，那一年下来，我们就会在这件事情上花费78个小时，这个时间着实不短。

    不仅如此，慢慢地你就会发现，就算不在15分钟之内，一些其他的闲暇时光，你的脑海中也会一直想着自己想做的事，偶尔还会冒出一些新奇的点子。这样一来，到了最后，你会发现15分钟是远远不够的，你会将那些闲暇时间都用来做自己想做的事，而不是一味地在那儿抱怨自己太忙了。